Įvykdę projektą visada iškeliame klausimą, ar gavome trokštamą naudą? Dažnai nutinka taip, kad prieš vykdant projektą pamirštame susitarti, kokių rezultatų sieksime? Sužinokite, kokie trys esminiai rezultatai gali padėti išvengti nesusikalbėjimo projekto pabaigoje.
Rezultatas, poveikis ir nauda
Ne vienas esame susidūrę su situacija, kuomet užbaigus projektą teigiama, jog negavome trokštamos naudos iš projekto. Paklauskime savęs, ar tikrai žinojome ir buvome susitarę kokios naudos, kada ir kas tikėjosi? Projektai dažniausiai inicijuojami dėl verslo poreikio, iškėlus poreikį, jog reikia vieno ar kito rezultato, pamirštama susitarti ir įvardinti tris esminius rezultatus:
- Projekto rezultatą (angl. Output)
- Projekto rezultatų poveikį (angl. Outcome)
- Projekto naudą (angl. Benefit)
Pavyzdžiai:
Output – pastatytas pastatas, įformintas jo tinkamumas eksploatuoti, tačiau vis dar niekas nesinaudoja. Sukurta, ištestuota informacinė sistema, patvirtinta, jog ji tinkama naudoti, naudotojai šią sistemą vis dar nesinaudoja.
Outcome – pastatas perduotas eksploatavimo tarnybai, pastatas apgyvendintas 80℅, informacinė sistema perduota eksploatavimo tarnybai, naudotojai naudojasi sistema, sistemos naudojimas pasiekė 70 ℅ našumą, darbuotojų procese sumažinta 10.
Benefit – pastatas eksploatuojamas 1 metus esant apkrovimui 80℅ ir didesniam, o finansinė nauda laikotarpio pabaigoje 100 000€, informacine sistema naudojasi 1 metus, naudos finansinis efektas dėl sumažėjusio personalo kiekio bei padidėjusio proceso našumo, laikotarpio pabaigoje 80 000€.
Jeigu projekto užsakovai, iniciatoriai bei projekto komanda supras šiuos tris esminius rodiklius, tuomet tikrai nebus nuostabos ir nesusikalbėjimo, kai aptarsime projekto naudą.
Svarbu susitarti projekto pradžioje
Ši „trijulė” ne tik pasitarnaus vertinant pasiekimus, bet ir bus gera priemonė vertinti, ar apskritai verta pradėti projektą? Svarbu apie tai kalbėti pačioje pradžioje ir susitarti, kaip bus kaupiami duomenys, kad pabaigoje galėtume suskaičiuoti minėtus rodiklius.
Atsakomybių pasidalinimas
Kalbant apie atsakomybes, verta paminėti, jog Output pasiekimas yra projekto komandos įsipareigojimas, o Outcome ir Benefit priklauso padaliniams, kurie naudosis ir eksploatuos projekto rezultatus (Output). Jeigu projekto užsakovai, iniciatoriai bei projekto komanda supras šiuos tris esminius rodiklius, tuomet tikrai nebus nuostabos ir nesusikalbėjimo, kai aptarsime projekto naudą.
Schema:
Projekto pradžioje, atlikti verslo poreikio idėjos vertinimą, o įvykdžius projektą, aptarti pasiektus projekto rezultatus, planuotą projekto rezultatų poveikį ir galiausiai įvertinti projekto naudą.
