Procesų sąvoka neatsiejama nuo nuolatinio gerinimo sampratos. Tačiau dažnas gerinimo trukdis - procesų neapibrėžtumas. Šią problemą efektyviai spręsti padeda bendras procesų architektūros modelis.
Procesas nėra vien tik veiksmų seka, kuri transformuoja idėją į rezultatus
Procesų sąvoka populiari verslo kalboje jau ne vieną dešimtmetį. 20-to amžiaus pabaigoje daug buvo kalbama apie verslo procesų pertvarką (angl. Business process reengineering ), procesų decentralizavimą, centralizavimą, supaprastinimą ir perdavimą (angl. Outsourcing). Pastaruoju metu ši sąvoka neatsiejama nuo nuolatinio gerinimo sampratos, procesų "liekninimo", švaistymo suvaldymo ir panašių verslui naudingų pritaikymų. Susimąsčius giliau, supranti, kad tai nėra vien tik veiksmų seka su pastangomis, kurios transformuoja idėją į rezultatus, t.y. įvestį (angl. Input) į išvestį (angl. Output).
Procesas
Praktinė procesinio valdymo samprata vis dar lieka tolumoje
Versle procesų valdymą bandome panaudoti kaip esminę verslo modelio konstravimo priemonę. Tačiau praktinė procesinio valdymo samprata vis dar lieka tolumoje, dažniausiai panaudojame tam tikrus fragmentus ir procesų sąvoka tampa tik eiliniu raidžių ir žodžių kratiniu. Kur slypi proceso sudėtingumas organizacijos veikimo ir valdymo aplinkoje? Kodėl kartais įmonėse procesinio valdymo samprata neišlaiko tęstinumo, o procesai padedami "į šalį"? Jeigu paimsime X gamybos įmonę, tuoj pat suprasime, kad jos našumas priklauso nuo sklandžiai veikiančių procesų, nuolatinės jų priežiūros ir tobulinimo. Tačiau iš karto pasakyti, kiek organizacijoje yra procesų ir kur kiekvieno proceso pradžia ir pabaiga, net labai susigyvenusioje organizacijoje, negalėsime. Apklausus darbuotojus ir vadovus gautume labai skirtingus apibrėžimus. Įsivaizduokime, jeigu šioje įmonėje kas nors sumąstys peržiūrėti ir pagerinti procesą - "Įsigyti pagrindines žaliavas", tikrai susidurs su minėta problema - neturėsime vieningos nuomonės apie proceso apimtį, t.y. kur pradžia ir pabaiga, kas ir ką efektyvins.
Kiek organizacijoje yra procesų ir kur kiekvieno proceso pradžia ir pabaiga, net labai susigyvenusioje organizacijoje, iš karto pasakyti negalėsime.
Procesų modeliavimas bus aiškus ir rezultatyvus, jeigu turėsime organizacijos bendrą procesų architektūros modelį.
Procesų modeliavimas dėl proceso "liekninimo", greitinimo, automatizavimo ir kitų priežasčių bus aiškus ir rezultatyvus, jeigu turėsime organizacijos bendrą procesų architektūros modelį, t.y. procesai turės savo vietą organizacijoje. Organizacijos procesų architektūra (procesų žemėlapis) iš esmės yra sisteminis, hierarchiškai sudarytas procesų sąrašas. Toks sąrašas apjungia įmonės pagrindinę vertę kuriančius ir palaikančius procesus, aiškiai parodo procesų tarpusavio integraciją, proceso pradžią ir jo rezultatą. Procesų architektūra - realiai įmonėje veikiančių procesų struktūrinis pateikimas. Turėdami procesų architektūros modelį galime juo pasinaudoti ir gerinti procesų našumą: jį galima puikiai pritaikyti sudarant įmonės rodiklių (KPI) sistemą, sudaryti organizacinę struktūrą, panaudoti parenkant ir diegiant informacines sistemas, aprašant ir valdant įmonės duomenų modelį, ar perduodant verslo dalį trečiosioms šalims (angl. Outsource).
Tęstinis, nuoseklus ir neatsitiktinis procesų gerinimas įmonėje iš esmės yra įmanomas tik turint įmonės procesų architektūrą. Įmonė, kuri palaiko procesų architektūrą, turi integruotą pokyčių valdymą, kuris sumažina riziką dėl informacinių sistemų veikimo ir nesklandumų atsiradimo susijusiuose procesuose.
